Niezależny moduł akceptacji w narzędziu Omnitracker
Wsparcie biznesu w każdym obszarze organizacji.
Niezależność i elastyczność
W każdej organizacji codziennością są realizowane procesy wymagające akceptacji. Podejmowanie decyzji może dotyczyć zarówno prostych wniosków urlopowych, ale również być częścią złożonych procesów on-boardingu, off-boardingu (Dział HR). Proces akceptacji dotyczy wielu modułów systemu ITSM. W ich skład wchodzą:
- Realizacja wniosków o dostęp do systemów teleinformatycznych (Service Request),
- Zarządzanie majątkiem firmowym np. akceptacjami w ramach wydawania urządzeń, zakupu sprzętu (Asset Management),
- Proces zmiany np. konfiguracji (Change Management).
Jak widać proces akceptacji może dotykać różnych działów i być częścią wielu złożonych procesów biznesowych organizacji. To, jak firma zarządza procesem akceptacji, decyduje o jej sprawności operacyjnej, bezpieczeństwie i przejrzystości działań. Proponowane przez nas rozwiązanie oparte o system OMNITRACKER, posiada moduł zarządzania procesem akceptacji. Zespół EISON stworzył od podstaw niezależne rozwiązanie, czerpiąc z bogatego doświadczenia w projektowaniu i optymalizacji procesów biznesowych. Rozwiązanie to bazuje na zdefiniowanych potrzebach naszych klientów w ramach prowadzonych wdrożeń a także na dobrych praktykach zaczerpniętych bezpośrednio z rynku. Dzięki wybraniu naszej autorskiej propozycji w zakresie modułu akceptacji, organizacje zyskują uniwersalne narzędzie, które można elastycznie dopasować do realnych potrzeb.
Kluczowe funkcje
Dynamiczne wyznaczanie akceptantów – Moduł akceptacji został tak zaprojektowany, aby posiadał możliwość przypisywania dedykowanej osoby na podstawie roli, kategorii wniosku czy poziomu ryzyka. Dzięki temu proces pozostaje zgodny z zasadą right person – right approval. Dodatkowo system wyznacza akceptanta na bieżąco, co pozwala zapewnić możliwie aktualne dane korzystając np. z modułu zastępstw. Dynamiczne wyznaczanie akceptantów jest jednym z mechanizmów automatyzacji przepływu pracy.
Zastępstwa – jeśli osoba pierwotnie przypisana w procesie jako akceptujący jest nieobecna, jej zadania mogą zostać przekazane wskazanemu zastępcy. Zastępca realizuje akceptacje w procesach, do których został przypisany, z uwzględnieniem okresu obowiązywania zastępstwa (od – do), co zapewnia ciągłość realizowanego procesu. Możliwe jest wyznaczenie zastępstwa przed rozpoczęciem procesu akceptacji. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby podczas awaryjnej sytuacji wyznaczyć zastępstwo w trakcie trwania procesu np. z powodu nieobecności pracownika akceptującego.
Backlog jako kontrola procesu – w przypadku zablokowania procesu akceptacji, pracownik działu IT ma możliwość szybkiego odblokowania go poprzez ponowne przypisanie wniosków do odpowiednich osób. Dzięki temu zapewniamy ciągłość działania i sprawiamy, że SLA dla danego wniosku nie zostaje przekroczone. Wyznaczony pracownik SD posiada dedykowany panel, w którym może wyznaczyć ponownie osoby akceptujące. W tabeli zostaną pokazane osoby, które zostaną zastąpione, zastępujące oraz te, które ewentualnie pozostaną bez zmian. W zaproponowanym procesie użytkownik systemu może definiować różne strategie akceptacji, zwane również poziomami akceptacji – od prostych, w których wystarczy zgoda jednej osoby np. akceptacja wniosku o urlop przez przełożonego, po złożone, wymagające przed zatwierdzeniem podpisów wielu decydentów, w tym zarządu czy komisji CAB (Change Advisory Board) w ramach procesu Change Management. Strategia może dotyczyć każdego kroku akceptacji osobno. Przykłady pokażemy poniżej.
- Jednogłośna decyzja – każdy akceptujący w danym kroku musi podjąć decyzję pozytywną.
- Pierwsza decyzja – pierwsza podjęta decyzja jest wiążąca.
Zarządzanie wersjami procesu – Moduł akceptacji wspiera również różne typy wniosków, które mogą mieć odrębne ścieżki i karty akceptacji. Przepływ procesu dla standardowych wniosków może posiadać uproszczoną ścieżkę akceptacji, podczas gdy bardziej złożone procesy wymagają nie tylko innego podejścia, ale także pełnej kontroli, audytu i weryfikacji. Wersjonowanie procesów akceptacji pozwala również na bezpieczne zmiany. Wszystkie wnioski, które są w trakcie realizacji zostaną zrealizowane korzystając z poprzedniej wersji, a każdy wniosek zarejestrowany po zmianie będzie procedowany korzystając z najnowszej wersji procesu.
Korzyści biznesowe
Dzięki wdrożeniu niezależnego modułu akceptacji firma zyskuje szereg przewag:
- Przejrzystość i audyt – każda decyzja dotycząca akceptacji w systemie OMNITRACKER jest odnotowana, wraz z imieniem, nazwiskiem, datą oraz uzasadnieniem.
- Zgodność z wewnętrznymi regulacjami organizacji – proces wspiera wymogi compliance i bezpieczeństwa.
- Elastyczność i uniwersalne podejście – moduł pozwala na łatwe dostosowanie do różnych działów i typów procesów biznesowych (BPM; Business Process Management).
- Oszczędność czasu – moduł pozwala na automatyczne przypisywanie akceptantów a zdefiniowane ścieżki akceptacji skracają czas podejmowania decyzji.
- Ciągłość działania (Businness Continuity) – zastępstwa eliminują ryzyko blokady w przypadku nieobecności kluczowych osób.
Zastosowania w praktyce na przykładzie różnych działów:
- HR – moduł obsłuży procesy urlopowe i kadrowe.
- Finanse – przyspieszy obieg wniosków o zakupy, rozliczenia delegacji, proces akceptacji dodatków i premii, akceptacji kosztów, pożyczek zakładowych czy wniosków kredytowych.
- Działy Biznesowe – proces może zarządzić elektronicznym obiegiem wniosków i dokumentów, podpisami cyfrowymi np. w procesie akceptacji umów.
- IT – Obsługa procesów wszystkich procesów ITSM, pozwalając stosować dowolnie proste ścieżki akceptacji jak i te bardziej złożone.
- Obsługa klienta – może obsłużyć rejestrację nowych klientów, zgód RODO, procesy reklamacji i zwrotów a także zapewni transparentność przy wdrażaniu nowych usług w ramach realizowanych procesów.
Podsumowanie
Moduł akceptacji przygotowany przez zespół Eison, to niezależne rozwiązanie, które wnosi porządek, bezpieczeństwo i efektywność do codziennego funkcjonowania organizacji. Dzięki niemu każda decyzja – od drobnych wniosków po strategiczne zmiany – jest podejmowana w sposób przejrzysty i zgodny z ustalonymi regułami. Zaproponowane rozwiązanie to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie, ponieważ daje firmie pełną kontrolę nad procesami decyzyjnymi, niezależnie od systemu czy producenta.
Nasz moduł akceptacji to nie tylko technologia. To narzędzie, które pozwala zarządzać procesami po Twojemu – szybko, bezpiecznie i przejrzyście.