Inwentaryzacja zasobów IT w OMNITRACKER

Proces inwentaryzacji i utylizacji majątku firmowego to złożone zadanie, wymagające ścisłej współpracy wielu działów – od zespołów technicznych, przez administrację, po księgowość.

Kluczowe znaczenie ma tutaj sprawne ewidencjonowanie składników majątku oraz podejmowanie trafnych decyzji dotyczących ich dalszego wykorzystania lub wycofania z eksploatacji.

Uporządkowane i powtarzalne procedury minimalizują ryzyko pomyłek, a przejrzystość działań usprawnia współpracę wszystkich zaangażowanych stron.

W organizacjach, gdzie zasoby często zmieniają lokalizację lub użytkowników, niezbędne jest ich bieżące śledzenie i jednoznaczne przypisanie – tylko wtedy zarządzanie majątkiem jest efektywne, bezpieczne i zgodne z przepisami.

Dobrze zaplanowana inwentaryzacja chroni firmę przed stratami finansowymi wynikającymi z zagubienia, nieautoryzowanego użycia czy braku aktualnej ewidencji, zwiększając jednocześnie odpowiedzialność za powierzony sprzęt.

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wprowadza wielokrotnie nowelizowana Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku. Art. 4 ust. 3 pkt 3. mówi o konieczności sprawdzania lub ustalania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów drogą inwentaryzacji. Z kolei art. 26 mówi iż „Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację”. Ustawodawca precyzyjnie określa co podlega inwentaryzowaniu. Określone są ramy, definicja i metody inwentaryzowania składników majątkowych oraz finansowych firmy.

Znacznie więcej niż księgowość sprawozdawcza

Skuteczna inwentaryzacja to fundament dobrze zarządzanej infrastruktury. W nowoczesnym środowisku biznesowym liczy się nie tylko dostęp do danych, ale również ich aktualność, przejrzystość i powiązanie z procesami operacyjnymi. Kluczową rolę odgrywa tutaj CMDB – centralna baza wiedzy o zasobach, ich relacjach i historii zmian – to znacznie więcej niż zwykły audyt komputerowy (ang. pc audit).

W oparciu o doświadczenie i potrzeby naszych klientów, zaprojektowaliśmy w narzędziu OMNITRACKER zoptymalizowany proces wspierający inwentaryzację różnego typu zasobów np. sprzętu jak komputerów, laptopów, telefonów, elementów infrastruktury sieciowej czy oprogramowania, licencji jak również oprogramowania open-source. Choć materiał skupia się na świecie IT, ten sam proces z powodzeniem może być wykorzystany także do zarządzania majątkiem spoza tego obszaru.

W filmie pokazujemy cały cykl inwentaryzacji – od skanowania sprzętu, przez weryfikację danych, po finalne zatwierdzenie i automatyczne wygenerowanie raportu.