Szczegółowe możliwości rozwiązania
Funkcje systemu zarządzania szkodami
System wspiera cały cykl obsługi szkody – od rejestracji zdarzenia, przez kompletowanie dokumentacji i komunikację z ubezpieczycielem, aż po rozliczenia, wypłaty, formalne zamknięcie i archiwizację sprawy.
Jeden proces.
Wszystkie informacje w jednym miejscu.
Każda szkoda jest prowadzona jako jedna spójna sprawa,
do której przypisane są dane zdarzenia, polisy, dokumenty, uczestnicy procesu, korespondencja i rozliczenia.
Zdarzenie
Dokumentacja
Likwidacja
Rozliczenie
Zamknięcie
Zdarzenie
Dokumentacja
Likwidacja
Rozliczenie
Zamknięcie
Zdarzenie
Dokumentacja
Likwidacja
Rozliczenie
Zamknięcie
1. Centralny rejestr szkód
Każda szkoda posiada własną kartę, która gromadzi wszystkie najważniejsze informacje potrzebne do prowadzenia sprawy.
1
Dane zdarzenia i prowadzenia sprawy
- spółka i jednostka organizacyjna,
- miejsce i data zdarzenia,
- charakter i okoliczności zdarzenia,
- zakres powstałych szkód,
- dane poszkodowanych,
- szacunkowa wartość szkody,
- opiekun i koordynator szkody,
- osoby odpowiedzialne za prowadzenie sprawy.
2
Status sprawy i bieżąca obsługa
- wyszukiwanie i filtrowanie szkód,
- konfigurowalne widoki list,
- szybki dostęp do szkód przypisanych do użytkownika,
- informacja o aktualnym statusie sprawy i dostępnych kolejnych krokach,
- pełna historia przebiegu szkody.
2. Polisy, ubezpieczyciele i brokerzy
Szkoda może zostać powiązana z polisą własną organizacji albo z polisą podmiotu odpowiedzialnego za zdarzenie.
Polisa
System przechowuje powiązanie szkody z właściwą polisą oraz pozwala rozróżnić polisę własną i obcą.
Ubezpieczyciel i broker
Przy sprawie dostępne są informacje o ubezpieczycielu, brokerze oraz numerze szkody nadanym przez ubezpieczyciela.
Zakres odpowiedzialności
Relacje pomiędzy użytkownikami i firmami brokerskimi mogą automatycznie określać zakres danych dostępnych dla brokera.
Efekt: użytkownik może szybko sprawdzić, z jaką polisą powiązana jest szkoda, kto prowadzi sprawę oraz jakie podmioty uczestniczą w jej obsłudze i rozliczeniu.
3. Dokumentacja szkody
Dokumenty pozostają powiązane z konkretną sprawą i mogą być rozdzielone według przeznaczenia oraz zakresu udostępnienia.
Dokumenty w jednym miejscu
- zdjęcia i materiały ze zdarzenia,
- protokoły i kosztorysy,
- opinie i ekspertyzy rzeczoznawców,
- faktury i dokumentacja rozliczeniowa,
- dokumentacja techniczna,
- pisma i pozostałe dokumenty dotyczące szkody.
Dokumenty wewnętrzne i do udostępnienia
System pozwala rozdzielić dokumenty przeznaczone wyłącznie do użytku wewnętrznego od tych, które mogą być przekazywane pozostałym uczestnikom procesu. Ułatwia to kontrolę nad bezpiecznym obiegiem informacji.
Automatyczna teczka szkodowa
System może automatycznie przygotować kompletną teczkę szkody w uporządkowanej strukturze katalogów i udostępnić ją jako archiwum. Po dodaniu kolejnych dokumentów można wygenerować nową, aktualną wersję.
Kontrola stanu dokumentacji
Kolejne wersje dokumentacji mogą pozostawać powiązane ze sprawą, dzięki czemu można odtworzyć jej stan na poszczególnych etapach obsługi szkody.
4. Komunikacja powiązana ze szkodą
Korespondencja dotycząca sprawy może być prowadzona bezpośrednio z poziomu karty szkody, dzięki czemu nie pozostaje wyłącznie w skrzynkach pocztowych poszczególnych pracowników.
Obsługa wiadomości
- tworzenie nowych wiadomości e-mail,
- wybór odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych,
- dołączanie dokumentów ze szkody,
- odpowiadanie na wiadomości,
- odpowiadanie wszystkim uczestnikom korespondencji,
- przekazywanie wiadomości dalej.
Historia korespondencji
Wysłane wiadomości pozostają powiązane z konkretną sprawą. Można sprawdzić, kiedy wiadomość została wysłana, do kogo trafiła, czego dotyczyła i jakie dokumenty zostały przekazane.
Bezpieczna wymiana załączników
Dokumenty wysyłane do odbiorców zewnętrznych mogą być automatycznie pakowane do archiwum 7-Zip i zabezpieczane hasłem.
Kontrola obiegu dokumentów
Po wysłaniu dokumenty mogą zostać automatycznie przeniesione z sekcji „Do wysłania” do sekcji „Wysłane”, co ułatwia kontrolę nad tym, co zostało już przekazane.
5. Likwidacja i finansowe rozliczenie szkody
System pozwala prowadzić finansową część sprawy razem z dokumentacją, polisą i historią komunikacji z ubezpieczycielem.
Rejestrowane rozliczenia
- odszkodowania,
- refundacje,
- franszyzy,
- płatności ze strony sprawcy,
- inne rozliczenia związane ze szkodą.
Aktualny obraz finansowy szkody
System agreguje wartości poszczególnych operacji i prezentuje aktualną sumę wypłat. Użytkownik może zestawić je z szacunkową wartością szkody i śledzić finansowy przebieg sprawy bez prowadzenia dodatkowych arkuszy poza systemem.
Przykład obrazu finansowego jednej szkody: poniższe wartości pokazują sposób prezentacji danych, które mogą być gromadzone przy sprawie.
Szacunkowa wartość szkody:
184 500 zł
Szacunkowa wartość szkody:
158 000 zł
Szacunkowa wartość szkody:
10 000 zł
Szacunkowa wartość szkody:
16 500 zł
6. Workflow i kontrola procesu
System prowadzi użytkownika przez kolejne etapy sprawy i może zmieniać dostępne działania zależnie od jej statusu.
Kontrola kolejnych kroków
Obsługa szkody może być realizowana według zdefiniowanego przepływu roboczego. Użytkownik widzi aktualny etap sprawy i działania dostępne w dalszej obsłudze.
Kontrola kompletności
Przejście do kolejnego etapu może zależeć od uzupełnienia wymaganych danych. Braki mogą blokować zapis lub zamknięcie sprawy i wskazywać pola wymagające uzupełnienia.
Różne warianty zakończenia
- zamknięcie po wypłacie odszkodowania,
- zamknięcie z powodu odmowy,
- zamknięcie po ugodzie,
- zamknięcie po odwołaniu,
- zamknięcie po postępowaniu sądowym,
Automatyczne przypisanie opiekuna sprawy
System może automatycznie przypisywać opiekuna i koordynatora szkody, dzięki czemu od początku wiadomo, kto odpowiada za dalsze prowadzenie sprawy.
Ocena współpracy
Przed zamknięciem wybranych rodzajów szkód system może wymagać oceny ubezpieczyciela lub rzeczoznawcy. Wyniki mogą być później wykorzystywane w analizach jakości współpracy.
7. Uprawnienia, historia i retencja danych
System wspiera kontrolę dostępu do informacji, możliwość odtworzenia przebiegu sprawy oraz automatyzację działań wykonywanych po jej zamknięciu.
Uprawnienia i dostęp brokerów
- ograniczanie widoczności zgodnie z odpowiedzialnością użytkownika,
- obsługa współpracy z wieloma brokerami,
- dostęp wynikający z relacji biznesowych,
- mniejsza liczba ręcznie nadawanych uprawnień.
Pełna historia szkody
- dane zdarzenia,
- zmiany statusu,
- wypłaty i rozliczenia,
- korespondencja,
- osoby uczestniczące w procesie,
- oceny.
Automatyczna anonimizacja
Po upływie zdefiniowanego okresu od zamknięcia szkody system może automatycznie anonimizować dane osobowe w formularzu, usuwać dane kontaktowe, dokumenty, korespondencję i załączniki, pozostawiając dane niezbędne do ewidencji i raportowania.
Bezpieczne archiwum
Przed usunięciem danych system może automatycznie przygotować chronione hasłem archiwum zawierające dokumenty i korespondencję zgromadzoną w sprawie.
Pełny obraz szkody
i jej rozliczenia
Centralizacja procesu pozwala połączyć dane zdarzenia, dokumentację, komunikację z ubezpieczycielem oraz informacje finansowe w jednym kontrolowanym środowisku.
Jedna sprawa obejmuje
- dane zdarzenia,
- polisę i ubezpieczyciela,
- workflow,
- dokumentację,
- komunikację,
- rozliczenia,
- uprawnienia i historię.
Zobacz, jak system wspiera rozliczanie szkód
z ubezpieczycielami
Podczas prezentacji możemy pokazać przebieg przykładowej szkody infrastrukturalnej – od rejestracji zdarzenia i dokumentacji, przez komunikację z brokerem i ubezpieczycielem, aż po wypłaty, rozliczenie, zamknięcie i archiwizację.